20 טיפים שיהפכו כל אחד לאקסל פרו.
מחפש טיפים להפוך למקצוענים באקסל?
אף אחד לא יכול להכחיש את החשיבות של שליטה טובה באקסל במשרד.
עם זאת, גם למתחילים וגם למשתמשים מנוסים לא בהכרח יודעים את כל הטיפים השימושיים.
אז הנה 20 טיפים וטריקים שיהפכו אותך למקצוען של Microsoft Excel:
1. לחיצה אחת כדי לבחור הכל
ייתכן שתדע לבחור את כל התאים באמצעות מקש Control (Ctrl) + קיצור דרך במקלדת שלך.
אבל לא הרבה משתמשים יודעים שבלחיצה אחת בלבד על כפתור הפינה, כפי שמוצג להלן, כל הנתונים נבחרים באופן מיידי.
2. פתחו מספר קבצים בו-זמנית
כאשר אתה צריך להשתמש במספר קבצים בו זמנית, במקום לפתוח אותם אחד אחד, יש טריק לפתוח את כולם בלחיצה אחת.
בחר את הקבצים שברצונך לפתוח והקש על מקש Enter. כל הקבצים ייפתחו בו זמנית.
3. מעבר בין מספר קבצי אקסל
כאשר יש לך מספר גיליונות אלקטרוניים פתוחים, זה לא מאוד נוח לעבור ביניהם.
ואם יש לך את המזל להשתמש בקובץ הלא נכון, אתה יכול לסכן את כל הפרויקט שלך.
השתמש בקיצור Ctrl + Tab כדי לעבור בין קבצים בקלות.
4. הוסף קיצור דרך חדש בתפריט
כברירת מחדל יש 3 קיצורי דרך בתפריט העליון שהם שמור, בטל ומבצע מחדש.
אבל אם אתה רוצה להשתמש בקיצורי דרך נוספים כמו העתק והדבק למשל, אתה יכול להוסיף אותם כך:
קובץ -> אפשרויות -> סרגל כלים -> גישה מהירה והוסף גזור והדבק מהעמודה השמאלית לימין ושמור.
לאחר מכן תראה 2 קיצורי דרך שנוספו בתפריט העליון.
5. הוסף קו אלכסוני לתא
כאשר אתה יוצר למשל רשימה של כתובות לקוחות, ייתכן שיהיה עליך ליצור קו הפרדה אלכסוני בתא הראשון.
זה שימושי להבחנה בין מידע עמודה ושורה. אבל איך עושים את זה?
לחץ לחיצה ימנית על התא, לאחר מכן לחץ על עיצוב תאים, גבולות ולבסוף על הכפתור בצד ימין למטה (אלכסון כלפי מטה) ואמת.
6. הוסף מספר עמודות או שורות בו-זמנית
בטח אתה יודע איך להוסיף שורה חדשה או עמודה חדשה.
אבל שיטה זו מבזבזת הרבה זמן. כי אתה צריך לחזור על הפעולה כמה פעמים שיש לך עמודות או שורות להוסיף.
הפתרון הטוב ביותר הוא לבחור מספר עמודות או שורות מרובות, ולאחר מכן לחץ לחיצה ימנית על הבחירה ובחר "הוסף" מהתפריט הנפתח.
לאחר מכן, השורות החדשות יוכנסו מעל השורה או משמאל לעמודה שבחרת תחילה.
7. העבר במהירות נתונים ממספר תאים
אם ברצונך להעביר עמודת נתונים בגליון עבודה, הדרך המהירה ביותר היא לבחור את העמודה ולאחר מכן לשים את המצביע מעל קצה העמודה.
וכאשר הוא הופך לאייקון בצורת חיצים מוצלבים, לחץ עליו ותן ללחוץ כדי להזיז בחופשיות את העמודה לאן שאתה רוצה.
מה אם צריך גם להעתיק את הנתונים? פשוט הקש על מקש Control (Ctrl) לפני הזזת העמודה. העמודה החדשה תעתיק את כל הנתונים שנבחרו.
8. מחק במהירות תאים ריקים
בעת מילוי מידע לעבודה, לפעמים חסרים נתונים. כתוצאה מכך, חלק מהתאים נשארים ריקים.
אם אתה צריך להסיר את התאים הריקים האלה כדי לשמור על החישובים שלך נכונים, במיוחד כאשר אתה עושה ממוצע, הדרך המהירה ביותר היא לסנן את כל התאים הריקים ולהסיר אותם בלחיצה אחת.
בחר את העמודה שברצונך לסנן ולאחר מכן לחץ על נתונים ומסנן. לחץ על בטל בחירה ובחר באפשרות האחרונה בשם Empty Cells.
כל התאים הריקים נבחרים כך. אתה רק צריך למחוק אותם כדי לגרום להם להיעלם.
9. איך עושים חיפוש גס
אולי אתה יודע איך להפעיל חיפוש מהיר באמצעות קיצור הדרך Ctrl + F.
אבל האם ידעת שאפשר לעשות חיפוש גס באמצעות הסמלים? (סימן שאלה) ו-* (כוכבית)?
סמלים אלה מיועדים לשימוש כאשר אינך בטוח אילו תוצאות אתה מחפש. יש להשתמש בסימן השאלה כדי להחליף תו בודד ואת הכוכבית עבור תו אחד או יותר.
ואם אתה תוהה איך לחפש סימן שאלה או כוכבית, פשוט הוסף את סמל ה-Wave ~ לפניו כמו למטה.
10. כיצד לחלץ ערכים ייחודיים מעמודה
האם אי פעם היה לך מערך שבו רצית לחלץ את הערכים הייחודיים מעמודה?
אתה כנראה מכיר את פונקציית המסנן של Excel, אבל לא הרבה אנשים משתמשים במסנן המתקדם.
עם זאת, זה שימושי לחילוץ ערכים ייחודיים מעמודה. לחץ על העמודה הרלוונטית ואז עבור אל נתונים -> מתקדם. יופיע חלון קופץ.
בחלון קופץ זה, לחץ על העתק למיקום אחר. לאחר מכן בחר לאן ברצונך להעתיק את הערכים הייחודיים על ידי מילוי השדה העתק אל. למילוי שדה זה, ניתן ללחוץ ישירות על האזור שבחרת. זה ימנע הקלדת ערכים מדויקים.
כל מה שאתה צריך לעשות הוא לסמן את התיבה חילוץ ללא כפילות וללחוץ על אישור. לאחר מכן, הערכים הייחודיים יועתקו לעמודה שציינת ובכך ניתן להשוות אותם עם הנתונים בעמודת ההתחלה.
מסיבה זו, מומלץ להעתיק את הערכים הייחודיים למיקום חדש.
11. הגבל את הנתונים שהוזנו עם פונקציית אימות הנתונים
כדי לשמור על עקביות נתונים, לפעמים אתה צריך להגביל את הערכים שמשתמשים יכולים להזין בתא.
בדוגמה למטה, גיל האנשים חייב להיות מספר שלם. וכל מי שהשתתף בסקר הזה חייב להיות בין הגילאים 18 עד 60.
כדי להבטיח שמשתתפים מחוץ לקבוצת גיל זו לא יכניסו נתונים, עבור אל נתונים -> אימות נתונים והוסף את קריטריוני האימות.
לאחר מכן לחץ על לשונית קלט הודעה והזן הודעה כזו "אנא השתמש במספר שלם כדי לציין את גילך. הגיל חייב להיות בין 18 ל-60 שנים."
המשתמשים יקבלו הודעה זו כאשר ירחפו עם העכבר מעל התאים המושפעים ותקבלו הודעת אזהרה אם הגיל שהוזן הוא מחוץ לטווח גילאים זה.
12. ניווט מהיר עם Ctrl + כפתור חץ
כאשר אתה לוחץ על Ctrl + מקש חץ כלשהו במקלדת, אתה יכול לעבור ל-4 הפינות של גליון העבודה בהרף עין.
אם אתה צריך לעבור לשורה האחרונה של הנתונים שלך, נסה ללחוץ על Ctrl + חץ למטה.
13. הפוך שורה לעמודה
צריך להציג את הנתונים שלך בעמודות כשהם מקוונים?
אין צורך להקליד מחדש את כל הנתונים שלך. הנה איך לעשות את זה.
העתק את האזור שברצונך להפוך לעמודה. לאחר מכן מקם את הסמן על התא של השורה שבה יש למקם את הנתונים.
ערוך ואז הדבק מיוחד. סמן את התיבה Transposed ולחץ על אישור. הנה, הנתונים שלך מוצגים כעת בעמודה.
שימו לב שהטריק הזה עובד גם כדי להפוך עמודה לשורה.
14. הסתר נתונים בזהירות
כמעט כל משתמשי אקסל יודעים להסתיר נתונים על ידי לחיצה ימנית ובחירה בהסתרה.
אבל החשש הוא שניתן לראות בקלות אם יש לך מעט נתונים בגיליון האלקטרוני.
הדרך הטובה והקלה ביותר להסתיר נתונים בצורה מסודרת היא להשתמש בפורמט תא מיוחד.
כדי לעשות זאת, בחר את האזור למסווה ולאחר מכן לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני כדי לבחור עיצוב תאים.
בחר מותאם אישית והצב את הסמן בסוג. הקלד את הקוד ";;;" ללא ציטוטים. לחץ על אישור. תוכן התא אינו נראה כעת.
נתונים אלה יהיו גלויים רק באזור התצוגה המקדימה שליד כפתור הפונקציה.
15. שלבו את התוכן של מספר תאים ליחיד אחד
אין צורך להשתמש בנוסחאות מסובכות כדי לשלב את התוכן של תאים מרובים. כל עוד אתה יודע איך להשתמש בסמל &, אתה לא צריך לדאוג.
למטה יש 4 עמודות עם טקסט שונה בכל אחת. אבל איך משלבים אותם ל-1?
בחר תא שבו ברצונך להציג את התוצאה. לאחר מכן השתמש בנוסחה עם & כפי שמוצג להלן בצילום המסך.
לבסוף הקלידו Enter כך שכל התוכן של A2, B2, C2 ו-D2 יתאחדו לתא בודד אחד, מה שייתן LizaUSA25 @.
16. שנה מאות קטנה לאותית גדולה
רוצה לשנות מאות קטנה לאותית גדולה? הנה נוסחה פשוטה לעשות זאת.
בשדה הפונקציה, פשוט הקלד CAPITAL כפי שמוצג בצילום המסך למטה.
וכדי לשנות אותיות רישיות לאותיות קטנות, הקלד SMALL. לבסוף כדי לשים אות גדולה רק על האות הראשונה, הקלד NOMPROPRE.
17. כיצד להזין ערך שמתחיל ב-0
כאשר ערך מתחיל במספר אפס, Excel מסיר את האפס באופן אוטומטי.
ניתן לפתור בעיה זו בקלות על ידי הוספת אפוסתרוף לפני האפס הראשון כפי שמוצג להלן.
18. האץ את הזנת מונחים מסובכים באמצעות תיקון אוטומטי
אם אתה צריך להקליד טקסט מסובך מספר פעמים כדי להקליד, הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא להשתמש בתכונת התיקון האוטומטי.
פונקציה זו תחליף אוטומטית את הטקסט שלך בטקסט הנכון.
קחו, למשל, את École Polytechnique, אותה ניתן להחליף במילה פשוטה יותר להקלדה כמו Poly. ברגע שהפונקציה מופעלת, בכל פעם שאתה מקליד Poly, היא מתוקנת ב- École Polytechnique.
נוח, לא? כדי להפעיל פונקציה זו, עבור אל קובץ -> אפשרויות -> אימות -> תיקון אוטומטי. לאחר מכן מלא את הטקסט כדי להחליף בטקסט הנכון כפי שמוצג להלן:
19. לחיצה אחת לקבלת חישובים אוטומטיים
רוב האנשים יודעים שניתן להשיג מידע מעניין כמו Average ו-Sum בקלות על ידי הצצה בשורת המצב בצד ימין למטה.
אבל האם ידעת שאתה יכול ללחוץ לחיצה ימנית על הסרגל הזה כדי לקבל הרבה חישובים אוטומטיים אחרים?
נסה את זה ותראה שיש לך ברירה.
20. שנה שם גליון עבודה באמצעות לחיצה כפולה
יש לו כמה דרכים לשנות שם של גליונות עבודה. רוב האנשים לוחצים עליו לחיצה ימנית ואז בוחרים שנה שם.
אבל זה מבזבז הרבה זמן. הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא ללחוץ פעמיים על הכרטיסייה שברצונך לשנות את שמה ולשנות את שמה כאן ישירות.
הנה, אני מקווה שאתה מרגיש קצת יותר בנוח עם אקסל עכשיו :-)
שים לב שדוגמאות אלה מבוססות על Microsoft Excel 2010 אך אמורות לעבוד היטב גם על Excel 2007, 2013 או 2016.
איפה קונים אקסל בזול?
מחפש לקנות את Microsoft Excel בזול?
אז אני ממליץ על חבילת Office 365 הכוללת תוכנת אקסל. אתה יכול למצוא אותו כאן בפחות מ-65 €.
שים לב גם שיש 100% חלופות חינמיות. גלה את המאמר שלנו בנושא כאן.
האם אתה אוהב את הטריק הזה? שתף אותו עם החברים שלך בפייסבוק.
כמו כן לגלות:
5 התוכנות החינמיות הטובות ביותר להחלפת Microsoft Office Pack.
כיצד ליצור סמלי מקלדת: הסוד נחשף סוף סוף.
